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Mit dem Release 2.1 vom 30. März 2020 wurde für REDDCRYPT Business die Validierung der eigenen Domains in REDDCRYPT integriert. Hintergrund dieser Funktion ist, dass sich bisher Mitarbeiter registrieren konnten, ohne dass das Unternehmen dies mitbekommt.

Neben dieser Tatsache bedeutet das vor allem, dass Mitarbeiter weiterhin mit Ihrem REDDCRYPT Konto E-Mails versenden und empfangen können, auch wenn sie eventuell nicht mehr für das Unternehmen tätig sind.

Mit Einführung der vertrauenswürdigen Domains gehört dies der Vergangenheit an. Ab sofort liegt die Kontrolle aller Accounts zu 100% in der Hand des Unternehmens.

So validieren Sie Ihre Domain(s)

Die eigene Domain zu validieren, ist in wenigen Schritten erledigt. Voraussetzung ist lediglich die Möglichkeit, für die eigene Domain Einstellungen im DNS vornehmen zu können, konkret muss ein TXT-Eintrag erstellt werden. Was Sie dort hinterlegen müssen, finden Sie als Administrator unter

Einstellungen -> Meine Organisation -> Meine Domains

Nachdem Sie den TXT-Eintrag vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf den Button „Domain hinzufügen“ und geben Ihre Domain ohne www ein.

Wenn die Domain nicht validiert werden konnte, ist der TXT-Eintrag fehlerhaft oder Sie haben bei der Eingabe der Domain eventuell einen Schreibfehler.

Wenn Sie den TXT-Eintrag für Ihre Domain korrekt gesetzt haben, erscheint die Domain unten in der Liste.

Sollte es für Ihre Domain bereits Nutzer mit einem REDDCRYPT Konto geben, werden Ihnen diese nun im Menüpunkt „Ausstehend“ angezeigt.

Bereits vorhandene REDDCRYPT Nutzer

In der Liste „Meine Domains -> Ausstehend“ werden alle Nutzer Ihrer Domain aufgeführt, die bereits ein REDDCRYPT Konto haben. Sollten Sie nicht ausreichend freie Lizenzen haben, um alle Nutzer hinzuzufügen, finden Sie hierzu oberhalb der Liste eine Information. Steht diese bei Ihnen nicht, haben Sie ausreichend freie Lizenzen.

Nutzer mit einem grünen Haken sind Nutzer, die Sie sofort Ihrer Organisation hinzufügen können. Nutzer, die rot gekennzeichnet sind, können nicht Ihrer Organisation hinzugefügt werden, weil sie aktuell Mitglied in einer anderen Organisation sind. Bitte suchen Sie das Gespräch mit diesen Nutzern, sofern Sie diese hinzufügen möchten.

Nutzer, die sich zukünftig registrieren

Wenn sich zukünftig Mitarbeiter von Ihnen bei REDDCRYPT registrieren, gibt es zwei mögliche Szenarien.

Ablauf, wenn Ihr Unternehmen über freie Lizenzen verfügt

Wenn Sie über freie Lizenzen verfügen und sich ein Mitarbeiter mit Ihrer Domain registriert, wird diese automatisiert Ihrer Organisation zugeordnet. Für den Nutzer ist der Bedienkomfort enorm hoch, denn er bekommt davon nichts mit, muss nicht manuell eingreifen und kann sofort damit beginnen, seine E-Mails zu ver- und entschlüsseln.

Gleichzeitig wird mit dem Automatismus sichergestellt, dass die volle Kontrolle über den E-Mail Account beim Unternehmen liegt.

Ablauf, wenn Ihr Unternehmen nicht über freie Lizenzen verfügt

Wenn sich ein Nutzer registriert und Ihr Unternehmen derzeit nicht über freie Lizenzen verfügt, wird die Registrierung des Nutzers zwar komplett abgeschlossen, allerdings kann er sich noch nicht einloggen und bekommt hierzu eine Information.

Anschließend erhalten die Administratoren der Organisation eine E-Mail, welcher Nutzer sich registriert hat und das weitere Lizenzen notwendig sind, sofern die Nutzung durch diesen Anwender gewollt ist.

Unter

Einstellungen -> Meine Organisation -> Mitglieder -> Ausstehend

finden Sie eine Liste aller Nutzer, die sich registriert haben und REDDCRYPT aufgrund einer fehlenden Lizenz noch nicht verwenden können. Hier haben Sie nun drei Möglichkeiten, wie mit der Registrierung umgegangen werden soll.

Lizenz zuweisen

Nachdem Sie unter

Einstellungen -> Lizenz -> Übersicht

eine zusätzliche Lizenz erworben haben, können Sie diese hier einem Nutzer zuweisen.

Nutzer löschen

Wenn es nicht gewünscht ist, dass der Nutzer REDDCRYPT verwendet, können Sie das Konto über diese Funktion wieder löschen.

Nutzer nicht hinzufügen

Mit dieser Funktion wird der Nutzer nicht der eigenen Organisation zugewiesen und das Konto in ein kostenfreies REDDCRYPT Konto umgewandelt. Dies ermöglicht es dem Nutzer, REDDCRYPT über die kostenfreie Web App zu verwenden. Außerdem kann er einer anderen Organisation zugeordnet werden.