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Wenn E-Mails verschlüsselt werden, sollen sensible Inhalte vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden – und genau das erreicht REDDCRYPT durch die konsequente Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Das führt dazu, dass nur der jeweilige Absender und Empfänger in der Lage sind, die E-Mail tatsächlich zu lesen.

Vor dem Hintergrund, dass es sich bei den schützenswerten Daten häufig um Personaldaten, Lohnabrechnungen, Monatsabschlüsse oder Verträge handelt, benötigt man hierauf unter Umständen auch dann noch Zugriff, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nicht mehr für das Unternehmen tätig ist.

Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, einen Master Key zu erstellen. Damit haben berechtigte Personen die Möglichkeit, E-Mails des Unternehmens zu entschlüsseln.

So erstellen Sie den Master Key

Der Master Key ist Bestandteil von REDDCRYPT Business. Sie können unter

Einstellungen -> Meine Organisation -> Master Keys

mit einem Klick auf den Button „Einen neuen Key erstellen“ generieren.

Wenn Sie den Master Key erstellen, werden Sie nach einem Passwort gefragt. Bitte beachten Sie, dass wir dieses Kennwort nicht wiederherstellen können und bewahren dieses Kennwort daher an einem sicheren Ort wie einem Passwortsafe auf. Sollten Sie das Kennwort vergessen, können Sie allerdings einen neuen Master Key erstellen (siehe weiter unten).

Die Erstellung des Master Keys ist nun abgeschlossen.

Erkennen, ob Mitglieder mit dem Master Key gesichert sind

Sobald sich die Mitglieder Ihrer Organisation das nächste Mal bei REDDCRYPT anmelden, werden diese Accounts mit dem Master Key gesichert. In der Übersicht Ihrer Mitglieder sehen Sie, welches Mitglied bereits mit dem Master Key gesichert wurde:

  • Ist der Schlüssel grün, ist der Account mit dem Master Key gesichert.
  • Ist der Schlüssel rot, ist der Account nicht mit dem Master Key gesichert.
  • Ist der Schlüssel orange, ist der Account mit einem archivierten Master Key gesichert (siehe weiter unten).

Verschlüsselte E-Mail mit dem Master Key entschlüsseln

Um eine E-Mail entschlüsseln zu können, benötigen Sie die reddcrypt.securemail Datei. Diese befindet sich immer im Anhang der Transportmails von REDDCRYPT. Diese Transportmails finden Sie im Postfach Ihres ehemaligen Mitarbeiters oder – sofern vorhanden – in Ihrem E-Mail Archiv (sollten Sie noch keine Archivierung einsetzen, empfehlen wir Ihnen unsere E-Mail Archivierung REDDOXX MailDepot).

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit Hilfe des Master Keys das Passwort des ehemaligen Mitarbeiters zurückzusetzen und sich anschließend mit der E-Mail Adresse des ehemaligen Mitarbeiters in seinen Account einzuloggen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Zugriff auf das Postfach des ehemaligen Mitarbeiters haben. Wie man Passwörter mit dem Master Key zurücksetzen kann, haben wir hier dokumentiert.

Wenn Sie die reddcrypt.securemail Datei vorliegen haben, öffnen Sie diese unter

Einstellungen -> Meine Organisation -> Master Keys -> E-Mail entschlüsseln

Um die E-Mail lesen zu können, müssen Sie nun das Kennwort des Master Keys eingeben.

War das eingegebene Kennwort korrekt, wird nun automatisch der Private Key des ehemaligen Mitarbeiters entschlüsselt und die E-Mail wird lesbar.

Neuen Master Key erstellen und alten archivieren

Als Administrator können Sie jederzeit einen neuen Master Key erstellen, der bisherige Master Key wird dabei automatisch archiviert. Dies ist beispielsweise notwendig, wenn Sie das Passwort des bisherigen Master Keys vergessen haben. Das Vorgehen zum Erstellen des neuen Master Keys ist dabei identisch zum ersten.

Der neu erstellte Master Key wird nun verwendet, um Ihre Mitarbeiter damit zu sichern. Dies erfolgt beim nächsten Login der Mitarbeiter bei REDDCRYPT (greift auch, wenn die Nutzer das Outlook Plugin verwenden). Alle Accounts, die sich nicht mehr einloggen, bleiben mit dem nun archivierten Master Key geschützt.

Der bisherige Master Key bleibt als archivierter Key bestehen, falls Ihnen das Kennwort doch wieder einfällt.